Fietsregeling, wat is er mogelijk?

Fietsregelingen, wat is er mogelijk?

Steeds meer werknemers stappen op de (elektrische) fiets naar het werk. Een sportieve ontwikkeling, die u als werkgever kunt stimuleren. Het biedt daarnaast een aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde voor uw werknemers. In dit artikel gaan we in op een drie  interessante mogelijkheden.

Methode 1 – Fiets van de zaak
Zoals we het begrip ‘een auto van de zaak’ kennen, bestaat er ook ‘een fiets van de zaak’. Hierbij wordt de fiets ter beschikking gesteld aan de werknemer en blijft de fiets eigendom van de werkgever. Voor een auto van de zaak is dat overzichtelijk, doordat de Belastingdienst een vast bedrag bij het salaris optelt en daarover belasting heft. Voor een fiets van de zaak is dat lastiger, omdat een werknemer precies moet bijhouden hoeveel kilometers er worden afgelegd voor het werk en hoeveel in de vrije tijd. Vanaf 1 januari 2020 is de regeling vereenvoudigd en kost een fiets van de zaak een vast bedrag per maand. De regeling houdt in dat jaarlijks 7 procent van de door de fabrikant vastgestelde consumentenadviesprijs van de fiets bij het inkomen van de werknemer wordt geteld. Dat betekent dat de bruto bijtelling voor een fiets van € 2.000,- voor de werknemer € 140,- bruto (7%) per jaar is. Netto is dat bij een belastingschijf van 37,07 procent € 51,90 ofwel € 4,32 per maand. Op deze wijze verwacht de overheid een praktische en betaalbare invulling te geven aan de fiets van de zaak. Behalve voor het woon-werkverkeer mag de werknemer de fiets uiteraard ook voor privé-fietsritten gebruiken. Ook in de situatie waarbij een werknemer de fiets van de zaak alleen gebruikt voor het reizen van en naar het werk is de bijtelling van toepassing.

De verwachting is dat de fiets van de zaak – ofwel de leasefiets – nog niet echt aan terrein gaat winnen. In dit geval betaalt u namelijk als werkgever zelf voor de aanschaf van de fiets, de kosten voor onderhoud, reparatie, verzekeringen etc. U kunt er ook voor kiezen om fietsen te leasen via een leasemaatschappij. De kosten zijn overigens wel aftrekbaar voor de winstbelasting. Leasemaatschappijen geven  via internet diverse constructies aan, laat u vooraf wel adviseren over hetgeen fiscaal is toegestaan.

Methode 2 – Vergoeding via werkkostenregeling
Een andere interessante mogelijkheid is om een fiets geheel of gedeeltelijk te vergoeden binnen de werkkostenregeling. Hierbij wordt de fiets eigendom van de werknemer. De vrije ruimte over het fiscale loon tot en met € 400.000,- is in 2022 van 1,7 procent en voor het bedrag boven € 400.000,- geldt het percentage van 1,18 procent. Met name voor de MKB-bedrijven geeft dit meer ruimte en mogelijkheden om de werkkostenregeling toe te passen. U hoeft deze vrije ruimte niet evenredig te verdelen over de werknemers en u kunt per jaar één of twee werknemer aanwijzen waarbij de fiets binnen de werkkostenregeling kan worden vergoed.

Van belang is om niet boven het percentage uit te komen, omdat u dan direct te maken krijgt met een hoge eindheffing. Een werkgever dient daarbij goed te kijken naar andere zaken die onder de werkkostenregeling vallen, zoals het kerstpakket, bedrijfsfeesten op een externe locatie, onkostenvergoedingen en meer van dit soort zaken. Overleg met uw salarisadministrateur welke fiscale ruimte er in het lopende jaar is. Daarnaast geldt er in 2022 een maximum van € 2.400,– per jaar per werknemer (vastgesteld belastingdienst/gebruikelijkheidstoets). Dit maximumbedrag kan in de komende jaren mogelijk gaan wijzigen, zie daarvoor het handboek loonheffingen.

Loonbestanddelen inzetten
De werknemer kan zijn loonbestanddelen (zoals een overwerktoeslag of bovenwettelijke verlofdagen) inzetten voor de aanschaf van de bedrijfsfiets. De waarde van de uitruil gaat ten koste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Voorwaarden bij een cafetariasysteem zijn onder andere een aanvulling op de individuele arbeidsovereenkomst om de gemaakte afspraken vast te leggen. Leg hierin vast om welk loonbestanddeel het gaat, hoeveel uren of dagen het betreft en de bruto loonwaarde hiervan. Daarnaast is het belangrijk om in de overeenkomst op te nemen dat de werknemer zich bewust is en ermee akkoord gaat dat hij of zij over de genoemde loonbestanddelen geen pensioen en sociale verzekeringsrechten (WW-uitkering, WIA, et cetera) opbouwt.

Een rekenvoorbeeld: 100 bovenwettelijke uren x € 16,00 bruto per uur + 8% vakantiegeld  is een waarde van € 1.728,– bruto. Stel de aanschafwaarde van de fiets is € 1728,- of hoger dan moet deze aanschafwaarde ook passen binnen de vrije ruimte volgens de werkkostenregeling om niet te maken te krijgen met de hoge eindheffing. De werkgever kan de werknemer in de bovengenoemde situatie een (elektrische) fiets van € 1.728,– vergoeden of verstrekken. De werknemer is vanuit fiscaal oogpunt niet verplicht om de fiets als vervoermiddel voor woon-werkverkeer te gebruiken. U kunt dit echter wel als voorwaarde stellen om op deze wijze de gezondheid van uw werknemers te bevorderen en de onderneming te verduurzamen.

In deze situatie behoudt de werknemer zijn recht op de reiskostenvergoeding conform cao of individuele afspraken in de arbeidsovereenkomst.

Methode 3 – Inhouden reiskostenvergoeding
Een andere mogelijkheid is om de reiskostenvergoeding niet uit te keren, maar hiervan een fiets te vergoeden (renteloze lening). Onderstaand vindt u een overzicht van mogelijke reiskostenvergoedingen conform de 214 dagen formule van de belastingdienst voor een fulltimer. Voor een parttimer is deze vergoeding x (aantal vaste dagen per week dat parttimer werkt / 5 dagen).

Een werknemer zal van een jaarvergoeding van € 406,60  misschien geen (elektrische) fiets kunnen kopen. Koopt de werknemer echter eens in de drie jaar een nieuwe fiets, dan hebben we het over besteedbare bedrag van meer dan € 1000,-. De werkgever kan de werknemer een renteloze lening voor de aanschaf van de fiets verschaffen, die de werknemer dan gedurende een periode van bijvoorbeeld drie jaar via zijn vergoeding voor woon-werkverkeer terugbetaalt. In feite levert de werknemer zijn reiskostenvergoeding in voor een fiets van de zaak. Het is verstandig om deze renteloze lening schriftelijk goed met elkaar vast te leggen om onduidelijkheden te voorkomen.